Pomodoro Technique, can help you to increase your productivity

In  the  past,  at  the  time  when  I  was  student,  studying  takes  most  of  my  day  and  during  that  time  for  most  of  the  students.  Studying  was  not  that  easy  with  limited  resources  and  material  availability.  There  was  no  internet  or  access  to  different  third-party  materials.  All  we  had  was  books.  Studying  was  not  that  efficient,  apart  from  cramming  most  of  the  time,  understanding  the  concepts  was  on  our  own.

But  with  advent  of  technology  and  accessibility  to  online  material,  gives  ways  to  reach  new  heights.  With  the  vast  amount  of  material  now  readily  available  online,  the  only  thing  that  remains  between  us  and  success  is  to  increase  our  productivity,  which  in  my  opinion  is  not  just  any  single  technique  but  it  is  a  unique  combinations  of  time  management,  mental  health,  learning  techniques  etc.  Which  is  different  for  each  one  of  us.

Now  days  there  is  so  much  to  learn.  I  persuade  myself  to  learn  few  productivity  tips  and  techniques.  I  found  out  that  there  are  quite  a  few  proven  ways  to  increase  the  productivity,  with  these  techniques.  Out  of  these,  Pomodoro  Technique  is  quite  a  popular  one.  So,  I  thought  why  not  give  it  a  try.  Here  is  the  summation  of  my  experience  with  Pomodoro.

My  problem  with  long  sitting  hours  is  the  gradual  decrease  in  stamina,  and  to  retain  the  productivity,  especially  for  the  person  like  me  who  gets  easily  bored  and  gets  distracted  with  minimal  sound,  change  in  surrounding,  which  leads  to  slip  in  focus  and  concentration.  But  when  you  are  preparing  for  exams,  meetings,  and  certifications  etc.  It  feels  like  taking  break  is  not  an  option.  But,  human  brain  does  not  work  this  way  unless,  you  are  built  for  it.  Sitting  long  hours  won’t  be  able  to  give  you  as  much,  rather  it  will  make  you  hit  the  mental  wall,  and  risks  physical  health  as  well.

 

I  felt  that  there  is  a  limit  to  my  productivity  hours,  duration  when  I  felt  my  productivity  at  peak  and  then  gradual  decrease  in  it.  Not  to  mention  the  pain  and  cramps  around  neck,  shoulders.

 

With  all  these  thoughts  in  my  mind.  I  tried  to  find  new  ways  to  increase  my  productivity  and  reduce  the  health  risk.  This  is  when  I  came  across  the  technique  called  Pomodoro.  Curious  enough, as the  name  intrigued  me.

THE BACKGROUND

The  history  of  Pomodoro  Technique  dated  back  to  late  1980s  when  a  developer,  entrepreneur,  and  author  Francesco  Cirillo  was  trying  to  find  a  better  way  to  arrange  his  time  to  be  most  productive.  This  technique  is  time  based,  rather  than  resource  based.  It  teaches  you  to  how  to  manage  your  time  in  a  way  that  you  will  be  more  focused  during  the  study,  and  reward  it  with  a  small  interval  of  break.  With  four  such  study  sessions  a  long  break  is  rewarded.  This  is  cyclical  technique,  till  the  work  gets  finished.

ETYMOLOGY

It  is  a  story  of  every  student  where  he  goes  through  long  session  of  studying  and  cramming,  during  preparation  for  the  exam.  In  my  college,  lecturers  used  to  call  us  one-night  warriors.    Everyone  has  their  own  tales  of  studying  all  night.  My  friend  used  to  drink  only  coffee,  to  keep  himself  awake  all  night.  But  after  a  while,  extra  studying  didn't  really  help  much  to  most  of  us;  why?  Because  our  brain  on  reading  the  same  material  or  long  stretch,  become  less  focused  and  fatigued.  This  has  detrimental  effect  on  the  task  at  hand.

 

That's  the  story  with  Francesco  Cirillo  also.  He  discovered  during  his  first  year  of  university,  he  was  getting  distracted  and  not  using  his  study  time  efficiently.  He  got  the  idea,  to  time  his  study  and  he  grabbed  a  tomato-shaped  kitchen  timer.  These  kinds  of  timer  are  used  to  time  the  cooking  process  and  he  set  it  for  10  minutes.  He  focused  on  current  task  at  hand  and  nothing  else  for  those  10  minutes.  After  10  minutes,  he  took  a  small  break  as  a  reward.

 

It  took  some  time  to  perfect  this  technique  but  it  worked,  Cirillo  finally  standardized  his  technique  and  coined  the  word  what  he  called  the  Pomodoro  Technique.  "Pomodoro"  is  Italian  word  for  "tomato”  which  is  the  kitchen  timer  he  used  originally.

 

I  was  hoping  that  it  will  work  for  me  too.

   

THE POMODORO TECHNIQUE

The  technique  is  quite  simple  and  can  be  implemented  with  just  any  kind  of  timer  like  watch,  app  on  digital  device,  and  even  clock.  There  are  many  variations  to  this  technique,  which  is  tweaked  by  users  according  to  different  nature  of  their  work,  individual  nature  and  so  on...  But  according  to  the  standard  developed  by  Francesco  Cirillo.  The  technique  can  be  fairly  translated  into  six  steps

Step  1:  Is  to  identify  the  quantitative  task  to  be  done,  which  can  be  conceptualized  in  to  smaller  tasks  if  required.

Step  2:  Is  to  set  the  timer  to  25  minutes  at  the  start  of  the  task.

Step  3:  With  the  time  in  mind,  work  on  the  task  with  full  concentration  and  focusing  all  the  energy  to  complete  the  task.

Step  4:  Since,  this  is  time  based  technique,  keep  on  working  on  the  task,  till  25  minutes  have  passed.  It  should  be  noted  that,  if  the  task  finishes  early  fill  in  the  remaining  minutes  with  relevant  task  or  subtask.  This  will  help  to  train  your  brain  about  the  productive  sessions  and  the  breaks.

Step  5:  In  the  End,  mark  the  task  as  finished  if  task  is  complete,  otherwise,  take  a  break  for  3  to  5  minutes  and  continue  with  the  remaining  task  from  step  2.

Step  6:  After  four  of  these  session,  take  a  longer  break  (15–30  minutes)  and,  start  the  short  breaks  counting  again.  Reset  your  checkmark  count  to  zero,  then  go  to  step  1.

 

If  you  note,  identifying  tasks  and  breaking  them  in  subtasks  based  on  25  mins  time  slot  so  that  they  fit  closely  according  to  the  partition  is  vital  for  this  technique.  Specially  visualizing  the  intervals.

 

A  short  (3–5  minutes)  rest  separates  consecutive  Pomodoro’s.  Four  Pomodoro’s  form  a  set.  A  longer  (15–30  minute)  rest  is  taken  between  sets.

 

One  of  the  goal  of  this  technique  is  to  reduce  the  distraction  during  Pomodoro  session  while  rewarding  the  user  with  short  breaks  to  quickly  take  care  of  distractions.  It  is  advised  by  Francesco  Cirillo  to  use  the  physical  timer,  paper  and  pen/pencil  to  write  down  the  tasks  and  their  completion.  Physical  activity  like  marking  the  task  as  complete  gives  the  sense  of  achievement.

 

The  cyclical  nature  of  Pomodoro  will  make  you  work  in  short  intervals  rather  than  long  sittings  which  will  make  you  more  productive  and  consistent  to  achieve  some  goal  at  the  end  of  25minute  Pomodoro  session.  Plus,  it  keeps  you  motivated  by  having  short  intervals  of  rest.

  

IS POMODORO FOR YOU?

Being  a  developer  myself,  I  feel  that  the  technique  is  quite  helpful  for  me  which  I  am  still  trying  to  master.  I  think  that  this  kind  of  time  management  technique  is  beneficial  for  everyone  especially  for  those  who  have  small  manageable  timed  deliverables.  In  other  words,  this  can  be  used  by  developers,  designers,  creative  workers,  reviewers.

 

In  contrast,  it  can  also  be  useful  for  those  who  don't  have  rigid  goals.  The  idea  is  to  maintain  the  work  and  rest  session.  Like  break  sessions  every  25  minutes  of  meeting.

 

During  my  implementation  of  Pomodoro  technique  in  the  starting  maintain  the  balance  between  the  work  and  rest  session  is  the  hardest  and  feels  like  constraining  shackles.  Sometimes  the  timers  go  off  when  I  was  in  full  concentration  and  vice  versa  during  rest  of  the  session.  But  during  the  implementation  If  you  note,  identifying  tasks  and  breaking  them  in  subtasks  based  on  25  mins  time  slot  so  that  they  fit  closely  according  to  the  partition  is  vital  for  this  technique.  Specially  visualizing  the  intervals.

  As  my  understanding  and  habit  matured  for  the  technique,  I  found  the  sweet  spot  of  my  own  for  the  intervals  timing  and  duration.  For  the  brainstorming  kind  of  task,  I  feel  I  take  some  time  to  get  the  results,  sometimes  it  feels  stupid  to  not  reach  any  conclusion  with  the  timer  goes  off  and  rest  interval  itself  serve  as  distraction.  In  this  kind  of  scenario  longer  Pomodoro  and  rest  interval  works  well  for  me.

 

You  should  keep  in  mind  that  technique  is  there  to  improve  your  productivity  and  to  increase  focus.  But  don't  let  it  come  your  way  as  hard  and  fast  rule  but  rather  have  some  flexibility.  Otherwise,  you  will  lose  track  or  work  and  rather  keep  on  tracking  the  time  itself.

UNDERSTANDING POMODORO

The  science  behind  Pomodoro  Technique  is  to  relive  the  person  from  anxiety  of  task  at  hand  so  that  he  can  visualize  the  task  as  manageable  achievable  sub  task  which  can  be  measured  in  quantitative  time  and  intervals.  This  way  user  rather  than  jumping  from  task  to  task  will  get  some  stability  and  can  focus  to  one  Pomodoro  session  at  a  time.  Though,  it  is  simple  technique  and  looks  easy  to  implement.  It  still  takes  some  analysis  and  patience  to  develop  it  as  a  habit.

It  may  not  work  for  those  who  have  very  variant  tasks,  which  may  take  some  time,  very  less  of  Pomodoro  session  time,  say  10  minutes,  and  sometime  more  than  45  minutes.  Other  hurdle  can  be,  frequent  unavoidable  distractions  like  emergency  meetings,  calls,  Shuffling  between  task  etc.

RESOURCES

During  my  search,  I  found  multiple  implementation  of  Pomodoro  technique  like

physical  gadgets,  digital  devices,  software’s,  apps,  gadgets  and  books  to  keep  track  of  your  interval.

  

HANDLING   DISTRACTIONS

On  the  location  like  office,  public  places  where  I  faced  maximum  distractions.  It  is  suggested  to  think  Pomodoro  as  an  indivisible  unit  of  work.  But  what  about  emergency,  coworker,  boss?  Cirillo  suggests  applying  "inform,  negotiate,  and  call  back"  strategy.  It  is  to  either  end  the  Pomodoro  session,  save  the  work  and  start  again  after  attending  the  distraction  or,  to  postpone  the  distraction  until  the  current  Pomodoro  session  is  complete.  If  latter  is  possible,  inform  the  distracting  side,  negotiate  with  them  about  the  suitable  time  to  meet  preferably  during  your  rest  session.  Call  back  at  the  negotiated  time.

IMPROVEMENTS WITH POMODORO

The  Pomodoro  Technique  not  just  about  helping  you  get  things  done;  it  also  helps  in  learning  how  you  should  work  to  save  time  in  the  future.  Not  only  that

 

1.  It  helps  in  putting  focus  on  identifying  the  nature  and  effort  required  for  the  task  by  having  To-Do  sheet  to  track  and  visualize  the  progress.

 

 

2.  Helps  in  cutting  down  the  interruptions  by  knowing  what  time  would  be  good  to  handle  distractions.

 

 

3.  More  accurate  effort  estimation  over  the  time,  by  knowing  number  of  Pomodoro  session  required  to  complete  the  task.

 

4.  Utilizing  time  more  effectively  by  organizing  what  needs  to  be  done  during  Pomodoro  session.

 

5.  Getting  more  disciplined  by  developing  the  habit  of  timetable.

 

6.  Helps  in  identifying  the  time-consuming  activities,  which  will  help  to  plan  for  future  such  activities.

MY EXPERIENCE

By  applying  Pomodoro  technique,  I  confess  it  provide  me  more  improvement  than  I  expected  during  my  working  sessions.    The  fundamentals  of  the  Pomodoro  Technique  are  simple  yet  incredibly  effective.  Let’s  recap,

1.  Choose  the  task  and  divide  in  Pomodoro  session.

2.  Set  the  timer  to  desired  duration

3.  Total  undivided  attention  during  the  Pomodoro  session  until  it  rings

4.Track  the  progress  and  completion  of  session.

5.  Repeat  through  the  steps  till  the  task  is  marked  as  complete

6.  Analyze  the  session  to  calculate  what  went  right  and  wrong  to  identify  the  area  of  improvement.

 

If  you  find  Pomodoro  Technique  not  for  you  then  you  can  also  try  other  productivity  techniques  like

GTD  (aka,  Getting  Things  Done)

 

But  that  is  the  story  for  other  time….

  

Which topic you want us to cover next. Share your thoughts in the comment section.

FOOTNOTE - 

MY BLOGS

https://azblogs4u.blogspot.com/

YOUTUBE CHANNELS

Learnitium - https://www.youtube.com/channel/UChlqyi2M5ywy85FSHI0i-tg

CREDITS

Images - Flickr, Wikimedia, Pixabay

Material - 

https://en.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique

https://zapier.com/blog/best-pomodoro-apps/

https://lifehacker.com/productivity-101-a-primer-to-the-pomodoro-technique-1598992730

https://www.moneycrashers.com/effective-time-management-tips-skills-techniques/

https://lifehacker.com/productivity-101-a-primer-to-the-getting-things-done-1551880955

http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-pomodoro-technique-is-it-right-for-you.html

https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique